8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo
Gestionar el tiempo en el trabajo para vivir mejor
Sobre gestión del tiempo, y sobre 8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo y así vivir mejor, se ha escrito todo lo que se puede escribir, casi es absurdo escribir esto, porque si has realizado una búsqueda sobre el tema, habrás encontrado y encontrarás cientos de documentos, libros, webs,… mucho mejores y útiles que lo puedas encontrar aquí. Lo único que puedo aportar es brevedad y sencillez, no doy para más.
Mi experiencia en formación en este tema, me ha llevado a sintetizar a modo introductorio en 8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo, la base sobre la que empezar a trabajar tu gestión del tiempo. Pero antes de nada la pregunta fundamental que debes contestar es: ¿quieres cambiar algo en tu forma de gestionar tu tiempo en el trabajo?.
8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo
Recuerdo una formación en Sevilla en la que una asistente, después de reconocer que ella estaba en el trabajo 3 horas más al día de las que correspondía a su horario, me dijo que era feliz así, y que no quería cambiar nada, aunque sabía que su forma de organizar su tiempo hacía que tuviera que estar allí muchas más horas.
Me dio una de las múltiples lecciones que he recibido formando a profesionales, y es que cada uno hace con su tiempo lo que quiere, siempre y cuando haga su trabajo y no interfiera en el trabajo de los demás.
Cada uno gestiona su tiempo como quiere, ¿tienes la sensación de que no es así?.
Las 8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo te ayudarán a mejorar un poco, pero esto es solo una introducción a un tema ampliamente desarrollado y estudiado.
8 Claves para gestionar tu tiempo en el trabajo
Clave 1. El tiempo es un bien escaso.
El caso que he citado, de la persona que no le importaba estar en el trabajo más horas de las que les correspondía, no es lo más común, pero desde luego no es excepcional. Hay mucha gente que disfruta estando en el trabajo, ya sea porque disfruta mucho de ello, o por que se lo pasa bien, o por lo que sea.
También hay personas que están en el trabajo más tiempo por miedo. Lo que se llama presentismo en realidad es un eufemismo de “me asusta que si me voy antes, me echen”, o de “quiero ascender, y no me voy a ir antes de lo que se van otros compañeros”. Correcto también, no juzgo la eficacia del método.
Y hay personas que dicen, tengo que quedarme más tiempo, porque no me da tiempo a hacer lo que tengo que hacer, y necesito más tiempo. Aquí, si estás aquí, te puedo dar claves para gestionar tu tiempo en el trabajo que te sirvan para mejorar.
Recuerda esta perogrullada, los días tienen 24 horas, los años 365 días y cuando pasan un determinado número de años (la media está entorno a 84) te mueres.
Dicen que, si le preguntas a una persona que está cerca de la muerte, sobre el uso que ha hecho del tiempo del que ha dispuesto, casi nadie afirma haber deseado estar más horas trabajando en vez de con las personas que quiere.
Si pregunto a personas que trabajan, muchas se quejan de los horarios, muchas querrían trabajar menos ganando lo mismo, para poder hacer otras cosas.
Un día escribiremos sobre las quejas más recurrentes en el trabajo.
Conclusión, haz con tu tiempo lo que quieras, pero recuerda que no hay más, que es el que es, y que a partir de una edad dices como ha pasado el tiempo de rápido… y ya no vuelve.
Clave 2. ¡Yo me acuerdo de todo!
Esta expresión es peligrosa, te recomiendo que no la uses por dos motivos, primero porque es mentira, nadie se acuerda de todo, y segundo con el tiempo esa capacidad de recordar disminuye.
La cantidad de información a la que te expones diariamente es tan grande que si te acordaras de todo explotarías, como un Lemming.
No explotes como un Lemming.
Apunta las cosas, donde tu quieras, pero no trates de recordarlo todo, es una fuente inagotable de esfuerzo estar tratando de recordar constantemente todo lo que has de hacer o lo que quieres hacer.
Tratar de recordar citas y tareas pendientes, contribuyen a generar una constante sensación de estar olvidando algo, y te produce una tensión innecesaria.
Usa un sistema de alertas clave para gestionar tu tiempo en el trabajo, que te recuerde las cosas para que puedas sacarlas de tu cabeza, vamos que uses el móvil, siempre va a estar ahí con nosotros, ese compañero fiel.
Clave 3.¿Qué quieres decir cuando dices “no tengo tiempo”?
Asúmelo, no tengo tiempo significa no me da la gana. Es decir, el tiempo es finito, pero no es un bien, es un recurso, pero no se puede adquirir.
El tiempo es finito, es medible, es numerable, es el que es y ya está. Si alguien dice no tengo tiempo, está diciendo que elige emplear su tiempo en otras actividades, ya sea en estar con otras personas, o ya sea en descansar o en lo que quieran.
Un consejo también si me permites en forma de clave para gestionar tu tiempo en el trabajo, por educación sigue diciendo “es que no tengo tiempo”, en vez de “no me da la gana”, tendrás más vida social.
Pero tenlo claro dentro de tu cabeza, tu eres responsables del uso que haces de tu tiempo, y si no haces algo, es porque eliges hacer otra cosa, no porque no tengas tiempo.
El tiempo es… (espacio para la reflexión personal).
Clave 4. El control relajado.
Por muy grande que sea la tarea o el proyecto al que te vayas a enfrentar, el hecho de tener claro de que todo se puede hacer trocitos pequeños, abarcables, y que se puede planificar su realización, te va a ayudar a no caer presa del pánico.
No importa lo inabarcable que pueda resultar a priori el proyecto, lo que importa, es que tengas la capacidad de analizar los recursos de los que dispones para realizarlo y lo dividas hasta que puedas realizar la primera tarea que te lleve hasta su completa realización.
La posibilidad de estructurar una forma de trabajo y un calendario, con un sistema de recordatorios eficaz, son la clave para completar el proyecto alcanzando los objetivos marcados.
Un poco de estrés es bueno. 8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo
Un poco de estrés es bueno, además, la excesiva relajación en el trabajo nos lleva a dejar para más tarde, cosas que deben ser realizadas en su justo momento.
Habrás oído la palabra procrastinar muchas veces, y si no pues ya las has leído una vez, que significa aplazar, pero si usas palabras poco comunes pues te das aires de sabio.
Como iba diciendo, el estrés es bueno en su justa medida, todo aquel que haya estado en el trabajo sin nada que hacer, sin tener tareas que realizar, sabe que la vida pasa muy despacio.
Clave 5. ¿Qué tengo que hacer todos los días sí o sí?
Esto es lo tienes que tener claro, hay algunas tareas que haces todos los días que vas al trabajo de forma ineludible.
El trabajo ha evolucionado mucho (ahora tengo dos opciones: o me meto en un análisis sobre el trabajo de 15 folios citando a todos los gurús de la organización del trabajo, o me lo salto, … me lo salto).
Pero como no citar al GURÚ, no a uno, sino al GURÚ Peter Drucker, que en 1959 (está todo inventado y todo dicho sobre casi todo, algunos vivimos de darle vueltas, y vueltas, y vueltas, a los mismos conceptos, para acabar en lo mismo), que nos habló del “trabajo del conocimiento”.
Según Peter Drucker la contribución más importante de los gerentes a sus empresas debía ser la capacidad de mejorar la productividad de los trabajadores del conocimiento.
La tarea a veces existe y a veces te la haces tú. Los muy modernos pueden llegar a negar la existencia de la tarea predefinida, pero es que ellos se mueven en oficinas con futbolín y pin-pon, y los demás mortales a veces tenemos tareas que hay que hacer todos lo días sí o sí.
Oficina con futbolín.
Otra cosa es que tu tengas la libertad de planificar la realización de tus tareas sí o sí, como a ti te parezca.
Si yo tengo que hacer la caja todos los días para enviarla administración porque lo necesitan, pues lo hago lo primero y se lo envío, y lo dejo hecho, y ya está. (Homenaje a AD)
De otra forma, me estará persiguiendo todo el día una tarea que me lleva 10 min en los casos normales, y que, si me dan las 12 de la mañana sin haberla finalizado, me va a generar una tensión innecesaria.
Determina que tienes que hacer todos los días sí o sí, hazlo y luego ponte a pensar que tienes que hacer hoy, como vas a afrontar el día y así por lo menos tendrás una planificación que te permita abordar un mayor número de tareas.
Planificar es dejar espacio para las cosas que no voy a poder planificar, y planificar, no es poner un horario fijo a cada una de mis tareas.
Clave 6. Puerta abierta o puerta cerrada (Filtros)
Lo más probable es que no tengas puerta que cerrar porque no tienes despacho, tómalo como un símil.
La cuestión es si pones filtros de alguna forma, a que vengan a hablar contigo de algo profesional o personal, sin preguntar previamente si estás ocupado.
Esto te va a convertir en el borde, así que tu verás si lo haces. Si estás haciendo una tarea, y quieres acabarla en un tiempo limitado, si alguien viene a hablar contigo, dile que no le puedes atender, que cuando acabes le avisas por si le viene bien hablar en ese momento.
Si lo puedes hacer de forma asertiva, mejor; pero es que como estés concentrado en algo y te interrumpan, lo que puedes tardar 10 min se puede convertir en 20, porque tienes que volver a concentrarte.
La percepción de urgencia e importancia es diferente para cada persona, pero es fundamental para gestionar tu tiempo en el trabajo.
Evidentemente hay muchas excepciones a esto, porque hay cuestiones urgentes e importantes que no se pueden demorar.
Otra de las grandes cuestiones es, que es urgente, y que es importante en el trabajo.
Si eres bombera creo que es fácil de determinar, si trabajas en urgencias de enfermero en un hospital puede ser que también, pero en otros trabajos, ¿es fácil que todos tengan claro que es urgente y que es importante?
Clave 7. Mi calendario
Además de apuntar las cosas para evitar que se te olviden, en la medida de lo posible, has de apuntar en un calendario la fecha en la que quieres realizarlo.
Es decir, si quieres hacer algo no te digas a ti mismo, tengo que hacer ese algo, comprométete contigo mismo a hacerlo un día en concreto. Si no quieres ser muy estricto, no te pongas una hora concreta, aunque esto siempre ayuda.
Utiliza un calendario como clave para gestionar tu tiempo en el trabajo, que tenga un sistema de alertas, aunque lo mejor es que consultes tu calendario a diario para revisar las cosas con las que te habías comprometido para cada día.
Usa un calendario para gestionar tu tiempo en el trabajo de forma más eficaz.
No te agobies a ti mismo imponiéndote muchas tareas predeterminadas para un solo día. Ponte las tareas más pesadas o tediosas a las horas que tu sepas que estás más activo.
Aquí cada uno se conoce a si mismo y sabe en que momento del día es más productivo por lo que sea (porque los demás están en el café, porque estás mas despierto, porque hay más silencio…).
El calendario puede ser una agenda, pero no debe sustituir al sistema que tengas para apuntar cosas para recordar.
Clave 8. Un método de trabajo
¿Tienes un método de trabajo?, si has respondido que mi método, es no tener método, no vamos bien, pero si a ti te funciona, perfecto.
Lo más probable, es que si tienes la sensación de que no tienes tiempo para hacer todo lo que te gustaría hacer en el día, es porque vas un poco a lo loco saltando de tarea en tarea.
Empieza algo, termina algo. Por pequeñas que sean, la satisfacción de completar tareas, te hace irte con la sensación de que has tenido un día de provecho, que te va a permitir llegar al viernes con la idea de que no te has dejado todo por hacer.
Cuanto más vacía se quede tu mesa, si tienes mesa, cada día que te vayas a casa mejor. Ordena tu espacio de trabajo y ordena tu espacio mental.
A través de estas 8 claves para gestionar tu tiempo en el trabajo conseguirás mejorar un poco la forma en la que utilizas tu tiempo. De todas formas si es un tema que te interese y te preocupe, existe una amplia bibliografía al respecto y metodologías sobradamente conocidas y probadas empíricamente que funcionan. Te animo a que investigues y aprendas a disfrutar de tu tiempo en la forma que tu elijas.
Espero que este post, destinado a ayudarte, te haya sido de interés.
¡Un saludo!
Augusto Lucas Amate, Socio Director de Gestión, Contenidos y Calidad de asv360
